神秘的档案这样发光发热，档案的收集、保存、修复、管理和利用背后，藏着众多不为人知的细节和秘密

【核心提示】对于很多人来说，档案一词似乎很陌生。但其实，它与我们的生活并不遥远。如劳动就业、教育医疗、社会保障、婚姻、社会管理等领域的民生档案就与我们息息相关，往往能够勾勒出我们的人生轨迹。
6月9 日是国际档案日，顺德区档案局、区档案馆将借此深入开展《中华人民共和国档案法》普法活动，让更多人认识档案，合理利用档案。珠江商报记者也将通过深入探访顺德区档案馆，向广大读者呈现更多有关“档案”的面貌。

档案馆接待查档案的市民。珠江商报记者朱德文摄

知青档案是市民使用最多的档案之一

5月底的一个早上，如往常一样，顺德区档案馆的服务前台迎来几名要求查阅档案的市民，在办理相应的手续之后，工作人员从电脑的资料库里为他们调出相应的档案，这份档案或者可帮助他们认定工龄，或者可为他们研究的课题提供佐证……

什么是档案？根据《中华人民共和国档案法》对档案的定义，档案是过去和现在的机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简单地说，档案是再现历史真实面貌的原始文献。

按照这个定义，反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的，反映机关、团体组织历史沿革和主要职能、活动的，反映国有企事业单位主要研发、建设、生产、经营服务活动、单位权益和职工权益的，反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的，以及其他法律、行政法规规定对国家和社会具有保存价值的材料都应该归档。

《中华人民共和国档案法》规定，单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。顺德区档案馆作为集中管理档案的文化事业机构，负责档案的收集、整理、保管和提供利用。因此，顺德市民需要查阅档案，可以前往档案馆。

“去年我们接待到馆查档的市民为2607人次，基本上近几年查档人数与此持平。”顺德区档案馆四级主任科员许群意说，如果是单位查档，一般都以政府工作需求为主，市民查档则以查阅能体现工龄的档案居多。

根据中共中央组织部、人力资源和社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务的通知》（人社部发〔2014〕90号）要求，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案，严禁个人保管本人或他人档案。但由于历史等各方面原因，有一批来源于区属撤销单位或现有单位的小部分人事档案现保存于顺德区档案馆内，市 民可根据需要到顺德区档案馆查询其人事档案是否在馆。

“档案馆馆藏有部分劳动局职工调动档案、社保知青档案、科技职称档案和文书档案等民生档案，可以给办理个人转正定级、职称申报、养老保险等相关业务的市民提供凭证、依据和参考。有需要的市民可以尝试到区档案馆查询复印相关档案作佐证作用。”许群意说，这部分档案也是馆内最亲民的档案，“其中馆内存放的29卷社保知青档案，是市民使用最多的档案之一。”

档案馆的工作人员正在整理电子档案。珠江商报记者朱德文摄

主动收集更具温度感的历史档案

根据古史记载和近世考古成果分析，中国在夏朝已有档案和档案工作。作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料等，档案受到历朝历代统治者的重视。直至如今，档案馆的一手原始材料也主要由政府部门产生，顺德区档案馆也如是。

“不过，我们也会主动进行收集。”顺德区档案馆技术开发科科长李穗茹说，这部分档案以声像类、实物类档案为主。以地铁的建造为例，佛山地铁1号线、3号线顺德的站点在建设前中后等阶段，顺德区档案馆都会派出专业工作人员前去航拍，拍回来的声像档案已经在档案馆的展厅展览。

顺德区档案馆还在其四楼建有一个口述历史采集室，采访的对象包括退休党政领导人、“非遗”手艺传承人、行业翘楚等。一些能够反映顺德历史风貌的素人也是档案馆喜欢的采访对象，例如旅美华人的后代、南海沙坑村迁徙见证者、上世纪六七十年代电影放映队队员等素人的口述历史都被顺德区档案馆收录。

“从他们口中还原的历史更具温度感，跟你从书上看回来是不一样的。”李穗茹说，他们采访过上世纪90年代初外资天任自行车厂进驻勒流的时候，当时的勒流镇政府派出的中方代表杨冠英先生，杨提到自己作为中方代表为企业提供各种“盲公竹”服务，主要负责企业与政府之间的沟通。“我们从他口中知道，顺德作为改革开放的先锋，早期的企业服务已经可以去到这个程度了。”

不过，由于口述历史大多只是一家之言，档案馆对其的处理十分慎重。李穗茹介绍，采访前期他们会和被采访者签订协议，再根据国家《保密法》和该协议商定的条款确定该口述历史是否公开以及公开的程度，“如果要公开，我们还需要馆长的审批，十分严谨”。

近十几年，顺德区档案馆的档案收集向着大文博方向发展，凡是有历史价值的，与本土文化传承有关的资料，都是顺德档案馆的收集范围。如此一来，不仅馆藏收录的档案种类大为增加，也有越来越多热心市民将家中有价值的藏品捐赠给档案馆。

今年3月份，市民罗福之向顺德档案馆捐赠了一本《鱼类画谱》。该画谱由罗福之的爷爷罗日萱亲笔所画，罗日萱是民国时期顺德的鱼灯手艺人，其制作的鱼灯曾在民国初年香港举办的有关活动中获得金牌，《鱼类画谱》就是罗日萱制作鱼灯时用以参照的样式合集。如今，鱼灯制作技艺已经成为顺德“非遗”文化，“这也是这本《鱼类画谱》的珍贵之处，手艺人会慢慢离我们远去，但是这本图谱会被我们珍藏，作为鱼灯文化传承的媒介”。

档案馆修复的档案。

一个数字系统实现所有档案的快速查阅

6月初，经过修复的《鱼类画谱》送回到了李穗茹手上。这是一本蓝色线装书，里面的画纸虽然保留着岁月留下来的陈旧感，但纸面光洁，画谱线条分明，色彩恰到好处。

刚捐赠过来的时候可不是这样的。作为一本民国时期成书的画谱，其纸张已经陈旧不堪，霉迹斑斑，表面有虫孔、破洞等，部分画谱笔画缺失或者出现化水现象。经过专业的检测，其纸张已经严重酸化，内部纤维断裂，修复已经迫在眉睫。

经过零下40摄氏度的杀菌杀虫、揭裱、脱霉、脱酸、固色、还原纸张纤维、修补、添笔、通过金镶玉的方式重新托裱等一系列复杂的工序，《鱼类画谱》重新成为一本可翻阅使用的书籍。由于涉及较多专业的技术手段，目前顺德档案馆的档案修复工作通过购买服务的方式开展。即使如此，修复的时候也有着众多的考量。李穗茹介绍，他们一开始打算选择北京的修复公司。“北京的修复技术肯定是最好的，但考虑到南北气候条件差别太大，他们修复的档案恐在移交途中温湿度变化影响保存，所以我们最终选择了广州的公司。”

并非所有档案都采取一样的保存和修复方式。“档案的处理会根据其材质、完整程度等进行综合的研判，一事一议。”李穗茹说，例如一些声像档案，在判断其可以运转的情况下，档案馆会对其进行转化，再进行保存。

接下来的保存同样是一项大考验。目前国内档案馆对档案的保存步骤基本是“接收—消毒—入库”，保存档案的库房则要采取“十防”措施，即防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水、防高温、防污染。声像档案的保存还要严格控制库房的温度、湿度，并要求防磁保存。

不过，对于纸质档案来说，即使定期消毒、去酸、补裱、整理，以及恒温恒湿保存，时间久了依然会变黄变脆，字迹淡化。因此，随着数字技术的发展，档案数字化成为必然趋势。

顺德区档案馆的档案数字化工程起步较早。2004年，顺德区档案馆就已经开始抽调人手组成小作坊对档案数字化进行探索。

档案馆的工作人员正在整理档案。珠江商报记者朱德文摄

扫描文件与文字输入，看似简单的文字搬运，其实也会遇到很多难题，最典型的就是档案页面字迹的辨认。“除了字迹模糊难以辨认，一些旧写法也是这项工作的障碍。”许群意介绍，如“欧阳”两字以前的写法是“欧”字的左边加上繁体“阳”字的右边，变成了一个字，类似这样的辨认难点，他们采取的办法是整理出常用的异字写法为工作人员提供参考，在遇到确实难以辨认的时候就把疑似的字形（全名）同时写上，以便检索。

经过十多年的努力，顺德区档案馆目前已基本完成馆藏文书档案和资料的电子化。过去工作人员翻阅实体档案为市民查找资料的情景已经不复存在，取而代之的是，市民提出申请，工作人员只需通过电脑登录顺德区档案馆系统就可查阅目录和电子原文，快速且方便。

更令人惊喜的是，这种便利已延伸到10个镇街。如今，各镇街的市民可前往各自镇街档案馆（室）进行查询，免除了跑中心城区查阅档案之苦。

市民群众参观档案馆。区档案馆供图

档案工作融入服务基层社会治理中去

2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》施行。今年以来，区档案局、区档案馆已经通过微信公众号、政府网站、电台、宣传单等多种方式开展《中华人民共和国档案法》的普法宣传，引导有关单位、个人正确管理和利用档案。

其实一直以来，顺德区档案局都严格按照《中华人民共和国档案法》要求，不断加强对辖区档案工作的管理；认真落实《档案检查工作办法》，建立完善档案检查人员名录库，加强对党政机关、国有企业和重点行业、重点领域的监督检查；探索创新方式方法，促进档案业务监管提档升级。

以创新为例，2019年11月，国家档案局批准顺德区容桂街道幸福社区和陈村镇绀现村纳入国家档案局档案工作服务农村基层社会治理试点范围名单，一系列的工作由此拉开帷幕。

试点工作目标和任务主要有四项：探索建立规范化的档案工作，使村（社区）档案存得下来、管得安全、用得方便；研究制定符合农村基层治理需求的村务管理档案基本目录；探索镇（街道）档案工作机制体制新亮点，发挥镇（街道）一级档案机构对村（社区）的业务指导作用；探索村级档案信息化建设模式，促进村级档案服务上新台阶。

经过两年的试点建设，目前两试点村（社区）保管档案的条件已经大幅提高。以幸福社区为例，其保管档案的库房在原有基础上完成了安装不锈钢铁门、监控设备、防爆灯，加装不锈钢防盗网、惰性气体消防设施，增设扫描仪、打印机、抽湿机等工作，进一步提升了库房的硬件设施。

两个试点村（社区）也已完成2019、2020年档案的整理工作，目前正在加紧开展档案数字化工作。一系列的工作也实实在在地发挥出了作用。据统计，试点以来，幸福社区和绀现村共提供查询利用服务超过1500人次，充分利用档案室资源，为港澳同胞寻亲提供信息，为群众提供户口底册复印，为村民查找地籍档案解决宅基地纠纷，为耕户、企业提供会计凭证，为完善村（社区）基础设施建设提供佐证材料等，档案的基础性、支撑性作用得到进一步发挥。

更重要的是，试点工作还丰富了村（社区）档案资源，健全了村（社区）档案工作机制和基本的制度框架，增强了基层以及村民档案法治意识，提升了基层依法治档水平。这些都将令档案工作服务基层社会治理的作用得到进一步彰显，有力推动基层和谐和地方发展。

策划：珠江商报记者王茂浪 通讯员 陈远华

统筹/珠江商报记者莫胜娜

文/珠江商报记者莫胜娜 胡露

图/朱德文(除署名外）